Использование факсимиле и электронной цифровой подписи в России еще только набирает обороты. Большинство россиян, судя по опросам общественного мнения, рассмаривают факсимиле исключительно как некую печать-клише, воспроизводящую подпись официального лица. Такой штамп применяется при необходимости подписи большого количества документов, либо в отсутствие руководителя. Его использование строго регламентируется внутренними документами. Исходя из определения факсимиле как точного воспроизведения графического оригинала с помощью каких-либо технических средств, отсканированное изображение оттиска печати и подписи уполномоченного лица также является факсимиле. Это изображение помещается в конце электронного документа для последующей его пересылки по факсу или электронной почте.

Российское законодательство регламентирует использование факсимиле в п.2, ст. 160 Гражданского кодекса. Согласно ему, при совершении сделок допускается использование любых аналогов собственноручной подписи, воспроизведенных с помощью средств механического или иного копирования, «в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон». Отсюда следует, что при ведении дел с удаленным контрагентом необходимо заранее заключить с ним соответствующее соглашение об использовани факсимиле, либо включить это положение отдельным пунктом в договор о сотрдничестве и подписать такой документ собственноручно. При этом, следует учитывать, что гражданское законодательство не распространяется на имущественные, налоговое и иные финансовые отношения. Российские налоговые органы, например, в письме МНС от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042@, считают недопустимым использование факсимиле на доверенностях, платежных документах и иных документах, имеющих финансовые последствия. Минфин также запрещает к приему налоговые декларации, первичные документы и счета-фактуры, заверенные какими-либо аналогами «живой» подписи (письмо от 26 октября 2005 г. № 03-01-10/8-404). Судебная практика по делам о первичных документах, завренных факсимильными подписями и печатями еще не сложилась, хотя арбитражные суды в большинстве случаев уже встают на сторону признания таких документов действительными.

Очевидно, что на момент создания основной законодательной базы, электронные средства коммуникации еще не достигли в России сегодняшнего уровня, и в ближайшее время мы можем ожидать появления соответствующих положений в законодательстве. Например, НСФО (национальной организацией по стандартам финучета и отчетности) подготовлен проект положения по ведению бухгалтерского учета в Российской Федерации, где установлено, что «к отражению в бухгалтерском учете могут приниматься также первичные документы, поступившие по факсимильным и электронным каналам связи». Остается лишь надеяться, что его принятие не заставит себя долго ждать.

К слову, в США еще в 2000 году вступил в силу закон об электронной подписи, разрешающий ее использование для утверждения контрактов, закладных, договоров об аренде и прочих финансовых действий. Причем, технологический стандарт специально не оговаривался. То есть, в качестве такой подписи может выступать как просто имя пользователя, напечатанное им самим, так и специальная карточка со встроенным чипом, или распознаватель голоса или, например, лазер для идентификации глаз. Чековые взаиморасчеты между американскими банками с помощью электронных средств связи были узаконены в 2004 г. - цифровые изображения чеков принимаются к оплате наравне с бумажными.

В России на сегодняшний день можно успешно использовать факсимиле в счетах на оплату, деловых письмах и гражданско-правовых договрах. Большинство крупных фирм при электронном обмене документацией с удаленными партнерами уже давно используют факсимиле наряду с фирменным бланком, рассматривая это скорее как элемент деловой этики и культуры делопроизводства.

При использовании материалов сайта ссылка на formz.ru обязательна.