В хозяйственной деятельности организаций нередки случаи, когда работы или услуги для них выполняют сторонние организации и физические лица. Аналогично и наоборот – работы или услуги поставляются для нужд сторонних предприятий. Как правило, в этих случаях заключается соответствующий договор, а выполненные работы и оказанные услуги оформляются специальным документом, который так и называется Акт выполненных работ (оказанных услуг). О нём и пойдет речь.

Многие руководители считают, что акт выполненных работ (оказанных услуг) необходим лишь для подтверждения факта сдачи-приёма работы или услуги. Особенно это касается услуг, ведь их результат потребляется в процессе оказания и не имеет материальной формы. То есть доказать, в случае претензий, что услуга была оказана должным образом, а иногда и, что вообще имела место в принципе, можно только с помощью документа, в котором это прямо указано и подтверждено подписями сторон. Однако, необходимость документального подтверждения заказчиком факта приёма работы (услуги) - не единственная причина применения акта выполненных работ.

Он служит также для экономического обоснования затрат, понесённых организацией в связи с оплатой работ (услуг) сторонним организациям или физическим лицам, и правомерного их исключения из налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Налоговые органы применяют даже штрафные санкции в случае неправильного оформления актов выполненных работ (оказанных услуг). Кроме того, срок гарантийных обязательств начинает исчисляться именно с момента приёма работ (услуг), указанного в акте.

В связи с тем, что работ и услуг существует великое множество и каждая из них имеет свою специфику, действующее законодательство предусматривает для их оформления как применение типовых бланков из альбома унифицированных форм (№КС-2 и КС-3, например, для приёма выполненных подрядных строительно-монтажных работ или №ОС-3 для приёма основных средств), так и разработку собственных бланков. Если форма акта разрабатывается организацией самостоятельно, то, согласно ст. 9 Закона о бухгалтерском учёте, необходимо включить в неё следующие обязательные реквизиты: наименование и дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции, её измерители в натуральном и денежном выражении; наименование должностей и личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Такой бланк акта выполненных работ (оказанных услуг) утверждается в учётной политике организации на следующий год. Для отражения в своём бухгалтерском учёте операций, оформленных актами контрагентов, необходимо проверить их на содержание всех вышеперечисленных реквизитов.

Акт выполненных работ (оказанных услуг) может быть подписан любым количеством сторон, участвующих в данной хозяйственной операции. Существуют и односторонние акты, оформляемые, как правило, в обоснование понесённых расходов и не содержащие отметок о сдаче работ (услуг) исполнителем (например, оплата услуг связи или доступа в интернет). Однако, следует помнить, что основанием для отнесения на затраты стоимости работ (услуг) являются: договор, либо счёт и документ, подтверждающий оплату услуги при самом ее совершении (квитанция приходного кассового ордера, бланк строгой отчетности или кассовый чек, если оплата производится через подотчетное лицо), а акт выполненных работ (оказанных услуг) лишь обосновывает то, что затраты были сделаны в связи с целями получения доходов, удовлетворяли принципу рациональности и были обусловлены обычаями делового оборота.