Электронные таблицы Excel пользуются заслуженной популярностью у многих людей, но для работников некоторых специальностей работа с Excel стала неотъемлемой частью их ежедневной деятельности. Бухгалтеры, финансисты, экономисты, менеджеры, то есть все те, кто работает с финансовыми документами, вряд ли смогут сегодня обойтись без электронных таблиц. В то время как в крупных корпорациях обычно используется специализированное программное обеспечение, в малом и среднем бизнесе Excel успешно заменяет многие дорогостоящие программы.

Электронные таблицы позволяют выполнять достаточно сложные расчеты. Если требуется просто распечатать документ в нужной форме, часто удобнее воспользоваться специальным сервисом в интернете, таким как Formz.ru, но если требуется выполнить предварительные расчеты, лучше всего сделать их в Excel. Для наиболее эффективного использования электронных таблиц рекомендуется лучше изучить их возможности. Чрезвычайно полезными окажутся финансовые функции, встроенные в Excel. Также следует освоить использование списков, сводных таблиц, выполнение анализа данных и работу с рисунками и диаграммами.

Особо следует остановиться на работе с Excel бухгалтеров. Для ведения учета они чаще всего используют специализированную программу, но нередко такая программа не поддерживает формирование и вывод некоторых документов. Конечно, программу можно доработать, но стоимость внесения модификаций может оказаться слишком высока, да и квалифицированного специалиста, способного выполнить работу быстро и качественно, найти не так просто. Так как вручную проводить расчеты достаточно утомительно, требуется простое и мощное средство, позволяющее выполнять любые необходимые вычисления. Таким
средством являются электронные таблицы, а самая популярная программа для работы с ними - Excel.

Всегда можно экспортировать исходные данные из бухгалтерской программы в файл формата Excel для дальнейшей обработки. Такая операция поддерживается практически всеми программами. После экспорта данных можно выполнить нужные вычисления, а потом распечатать сформированный документ, если вы оформите его нужным образом, но часто удобнее заполнить на основе результатов расчетов форму в режиме онлайн на сайте Formz.ru.

Иногда ведение учета с полностью специализированной программы экономически неоправданно. Стоимость приобретения такой программы и ее настройки на особенности хозяйственной деятельности конкретного предприятия может оказаться слишком высокой, что особо заметно при малом количестве хозяйственных операций. В этом случае простейшую автоматизацию бухгалтерского и налогового учета можно выполнить с помощью электронных таблиц Excel. При этом вы не только упростите некоторые трудоемкие операции, но и избежите ошибок, неизбежных при ручных подсчетах.

Для начала следует создать журнал операций - простую электронную таблицу, каждая строка которой описывает какую-то хозяйственную операцию. Для удобства при работе с этой таблицей следует использовать формы и списки. После того, как данный журнал заполнен, нужно построить на его основе шахматную ведомость. Проще всего для этого использовать стандартное средство создания сводных таблиц. Запустив мастер построения сводных таблиц и ответив на его вопросы, вы всего за несколько минут сможете построить шахматку. Конечно, для этого потребуется хорошо продумать структуру журнала операций. Если эта работа выполнена должным образом, в полученной сводной таблице на пересечении столбцов можно увидеть рассчитанные суммы оборотов по
счетам, в последнем столбце - дебетовые обороты, а в последней строке -
кредитовые обороты.

На основе информации из шахматки можно построить самые разные отчеты, и в первую очередь рекомендуется создать оборотную ведомость. Предварительно необходимо создать дополнительную таблицу с планом счетов бухгалтерского учета. Далее следует воспользоваться функциями Excel ВПР и ГПР для ввода дебетовых и кредитовых оборотов из шахматки. Создание оборотной ведомости потребует несколько больших знаний, чем шахматки или журнала операций, но при должном упорстве такую таблицу может разработать любой. При добавлении хозяйственной операции в журнал операций шахматка не будет меняться автоматически. Она пересчитывается при выполнении процедуры обновления данных для сводной таблицы, а оборотная ведомость пересчитывается автоматически в соответствии с шахматкой. Данные, получаемые в оборотной ведомости, можно использовать при формировании различных документов и отчетов.
***

Об авторе:
Андрей Коцюбинский, разработка сайтов для малого бизнеса и их поддержка.
Автор книги "Excel для бухгалтера".

Статья написана специально для сайта Formz.ru.